آموزش اتوماسیون اداری آصا
پروپزال فاز اول اتوماسیون اداری آصا ( ویژه صنعت و معدن و اتحادیه های صنفی )
مکانیزه کردن سیستم و به روز کردن امور و فعالیت ها گامی در راستای تحول اداری هر سازمان است که تحقق آن تنها در سایه آمادهسازی بستری مناسب ، فرهنگ سازی مطلوب ، تجهیز امکانات و آموزش امکان پذیر می شود . اتوماسیون اداری که از عوامل مهم این تحول به شمار میرود می تواند سازمان را در نیل به اهداف خود یاری کند. سیستم اتوماسیون آصا بدون کاغذ با برچیدن روشهای سنتیو سرعت بخشیدنبه امور اداری باعث افزایشضریب اطمینان و دقت در جهت جلوگیری از اتالف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطالعات موجب حرکت به سوی استانداردهای نوین فناوری جهان در این رابطه گردیده است . در واقع نیاز اجرای این طرح برای ادارات دولتی در حال تبدیل شدن به یک اجبار میباشد . با استفاده از اتوماسیون اداری آصا ، دورکاری در ادارات به معنای واقعی انجام میپذیرد . سیستم اتوماسیون اداری آزاد یک نرم افزار تحت وب است که برای سازمان امکان ثبت گردش بایگانی و مدیریت انواع مکاتبات و مستندات سازمانی را فراهم می کند
اتوماسیون تخصصی صنعت و معدن و اتحادیه های صنفی
نمای کلی سیستم مکاتبات اداری در آصا
1- ثبت نامه وارده توسط دبیر خانه
2- اختصاص شماره نامه وارده به نام های ورودی
3- ارجاع نامه به ریاست یا مدیریت
4- بررسی نامه توسط ریاست و ثبت دستور مقتضی به نامه مربوطه
5- ارجاع نامه از ریاست به کارشناس یا واحد مربوطه
6- اقدام کارشناس بر روی نامه و صدور نامه لازمه توسط کارشناس و ارجاع آن به ریاست
7- بررسی نامه توسط ریاست و امضا نامه در صورت صلاح دید و ارجاع به دبیرخانه پس از ثبت دستور مقتضی
8 – اختصاص شماره نامه صادره و تاریخ به نامه امضا شده توسط سیستم
9 – ارسال نامه به اداره یا ارگان مربوطه در دبیرخانه از طریق ECE
امکانات سیستم
1- صدور نامه
* نوشتن متن نامه فقط با گفتار توسط افزونه speech to text گوگل
* انتخاب قالب های مختلف برای نامه صادره ( آ4 ، آ 5 و..)
* انتخاب گیرندگان از لیست یا ثبت گیرنده در لحظه
* درج گیرنگان از لیست یا ثبت در لحظه
* ارتباط دادن نامه با نامه ای دیگر در تب ارتباط نامه
* اضافه کردن فایل پیوست از سیستم یا مستقیم از طریق اسکنر
2 – ثبت نامه وارده
* درج موضوع نامه
* انتخاب فرستندگان از لیست یا ثبت گیرنده در لحظه
* تنظیم اطلاعات اجزا نامه مانند ارجعیت ، نوع سند ، ماهیت نامه و ...
* ارتباط دادن نامه با نامه ای دیگر در تب ارتباط نامه بر اساس عطف یا پیرو ، مرجع ، نامه های مرتبط
* اضافه کردن فایل پیوست از سیستم یا مستقیم از طریق اسکنر به صورت دسته جمعی
* اضافه کردن فایل پیوست از سایر نامه ها با وارد کردن شماره نامه
3- سیستم ارجاع نامه
* امکان ارجاع نامه همزمان به چند واحد یا کارشناس
* امکان انتخاب حالت های ارجاع متفاوت
* امکان ارجاع به چند نفر با پی نوشت و یادداشت های متفاوت
* امکان تنظیم زمان پاسخگویی و اقدام
* امکان اضافه کردن به لیست پیگیری
* امکان جستجو در لیست گیرندگان ارجاع
* درخت ارجاع
در این سامانه با ثبت درخت ارجاع چند وجهی برای هر نامه ، تمامی ارجاعات با درج توضیحات کامل قابل مشاهده می باشد
نامه های مرتبط
با انتخاب پاسخ به نامه یا اضافه کردن نامه مرتبط در ثبت نامه وارده یا نامه صادره ، لینک های نامه های مرجع و نامه های مرتبط به صورت اتوماتیک ایجاد میشود
سایر امکانات
مشاهده نامه امضا شده بلافاصله بعد از امضا در بالای جزییات نامه
مشاهده تمامی پیوست ها در همان صفحه جزییات نامه در یک صفحه
امکان خارج کردن نامه ها از کارتابل
امکان حذف نامه در این سامانه وجود ندارد
امکان انتخاب چاپ نامه با حالت های مختلف ( با رونوشت ، با ضمائم و.. )
امکان ذخیره نامه و ارسال به پیش نویس برای
امکان ویرایش نامه تا قبل از امضا ریاست
امکان آرشیو نامه با لیبل های مختلف
امکان ایجاد لیست پیگیری نامه ها
امکان ذخیره سازی نامه های مهم
امکان ویرایش لیست گیرندگان ، دسته بندی گیرندگان ، ارجعیت های نامه ، موضوعات ، نوع نامه ، شیوه های ارسال
امکان ویرایش و تنظیم قالب نامه به صورت دلخواه
امکان تعریف امضا و سمت برای هر کاربر به صورت جداگانه
امکان گزارش گیری از وضعیت نامه ها
مدیریت واحد ها ( ساخت واحد و زیر مجموعه واحد)
مدیریت کاربران
* امکان اختصاص واحد یا واحد های مربوطه به کاربر مورد نظر
* امکان تخصیص دسترسی های مختلف به کاربران